Wymogi dotyczące substancji dla dyrektorów-nierezydentów w Austrii i Niemczech
Osoba fizyczna niebędąca rezydentem może być jedynym dyrektorem austriackiej spółki GmbH lub niemieckiej spółki GmbH bez konieczności przeprowadzki — ani austriacka ustawa GmbHG, ani niemiecka ustawa GmbHG nie nakładają na dyrektorów zarządzających wymogu rezydencji ani obywatelstwa. Rzeczywiste ryzyko nie leży w samym wpisie do rejestru, lecz w podatkowej i prawno-pracowniczej „substancji": jeśli zarządzanie jest faktycznie wykonywane z zagranicy, austriackie lub niemieckie organy podatkowe mogą uznać spółkę za rezydenta lokalnego, albo organ zagraniczny może stwierdzić rezydencję lub istnienie zakładu podatkowego tam, gdzie nie było to zamierzone. Uniknięcie takiego skutku wymaga udokumentowanej lokalnej obecności, a nie tylko lokalnego adresu na papierze firmowym.
1. Porównanie formy prawnej i zasad dotyczących rezydencji dyrektorów
Oba kraje wykorzystują spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jako domyślne narzędzie dla zagranicznych założycieli: GmbH w Austrii oraz GmbH (lub jej wariant o niskim kapitale, Unternehmergesellschaft) w Niemczech.
| Cecha | Austria (GmbH) | Niemcy (GmbH / UG) |
|---|---|---|
| Akt prawny | GmbHG (Austria) | GmbHG (Niemcy) |
| Minimalny kapitał zakładowy | 10 000 EUR; co najmniej 5 000 EUR musi być wpłacone w gotówce przy założeniu | 25 000 EUR (GmbH); 1 EUR dla UG, która musi odkładać 25% rocznego zysku aż do osiągnięcia 25 000 EUR |
| Obywatelstwo/rezydencja dyrektora | Brak wymogu ustawowego; dyrektorzy spoza UE mogą potrzebować zezwolenia na pobyt/pracę tylko jeśli faktycznie pracują w Austrii | Brak wymogu ustawowego; obowiązuje ta sama praktyczna uwaga |
| Siedziba zarejestrowana | Musi zostać wskazany krajowy adres prowadzenia działalności w Austrii (Geschäftsanschrift) | Musi zostać wskazany krajowy adres prowadzenia działalności w Niemczech (Geschäftsanschrift) |
Ekspozycja na ryzyko leży natomiast w przepisach podatkowych i dotyczących ubezpieczeń społecznych, omówionych poniżej.
2. Problem „substancji": dlaczego rezydencja na papierze nie wystarczy
Zgodnie z art. 4(3) Modelowej Konwencji Podatkowej OECD (2017), reguła rozstrzygająca w przypadku podwójnej rezydencji spółek jest ustalana w drodze wzajemnego porozumienia właściwych organów, z uwzględnieniem takich czynników jak miejsce faktycznego zarządu; wiele starszych umów nadal stosuje czysty test „miejsca faktycznego zarządu". Niemcy kodyfikują równoległy test krajowy w §10 Abgabenordnung (Geschäftsleitung) oraz zasadę zakładu podatkowego w §12 AO. Austria stosuje odpowiednik tej koncepcji — „Ort der Geschäftsleitung" — na podstawie Bundesabgabenordnung (BAO). Jeśli organy ustalą, że faktyczny zarząd znajduje się w ich jurysdykcji, mogą opodatkować spółkę właśnie tam; jeśli zarząd jest wykonywany z państwa pochodzenia dyrektora, to państwo może z kolei stwierdzić rezydencję lub istnienie zakładu podatkowego — co stwarza ryzyko konkurencyjnych roszczeń.
3. Organ rejestrowy i praktyczne etapy założenia spółki
Proces założenia spółki w obu krajach przebiega przez notariusza, a następnie wymaga wpisu do rejestru handlowego.
- Austria: akt notarialny statutu, potwierdzenie wpłaty kapitału przez bank, następnie zgłoszenie do Firmenbuch. Rejestracja jest zwykle zakończona w ciągu kilku tygodni po notarialnym poświadczeniu dokumentów i potwierdzeniu wpłaty kapitału.
- Niemcy: akt notarialny, potwierdzenie wpłaty kapitału, zgłoszenie do lokalnego Handelsregister. Rejestracja jest zwykle zakończona w ciągu kilku tygodni od poświadczenia notarialnego, w zależności od obciążenia sądu.
Dyrektor-nierezydent zazwyczaj będzie musiał przedstawić dokumenty tożsamości, a gdy dokumenty są sporządzane za granicą — opatrzyć je klauzulą apostille lub poddać legalizacji, w zależności od kraju wystawienia, zanim notariusz przystąpi do dalszych czynności. Notaryzacja online jest dostępna dla niektórych form zakładania niemieckiej GmbH, ale jej zakres i praktyka się różnią — przed zaplanowaniem podróży należy potwierdzić aktualną praktykę u notariusza.
4. Budowanie udokumentowanej lokalnej substancji
Aby móc skutecznie bronić się przed zarzutem dotyczącym miejsca faktycznego zarządu lub zakładu podatkowego, założyciele powinni być w stanie wykazać na papierze, że decyzje zarządcze rzeczywiście zapadają lokalnie:
- Zarejestrowany adres prowadzenia działalności z realną aktywnością, a nie jedynie adres agenta formacyjnego pełniący funkcję skrzynki pocztowej.
- Dyrektor zarządzający będący rezydentem lub co najmniej lokalny prokurent (Prokurist).
- Protokoły z posiedzeń zarządu dokumentujące spotkania faktycznie odbyte w kraju, z datami, miejscem i listą obecności.
- Lokalny rachunek bankowy wykorzystywany do transakcji operacyjnych, a nie tylko do wpłaty kapitału.
- Lokalne rozliczenia płacowe i rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych po zatrudnieniu pracowników przez spółkę.
5. Transgraniczna odpowiedzialność dyrektorów i obowiązki sprawozdawcze
Bieżące obowiązki są podobne w obu jurysdykcjach: roczne sprawozdania finansowe (składane do Firmenbuch w Austrii; publikowane za pośrednictwem Bundesanzeiger/Unternehmensregister w Niemczech), deklaracja podatku dochodowego od osób prawnych, rejestracja VAT w przypadku przekroczenia progów obrotu lub transgranicznych dostaw towarów/usług, a także zgłoszenia dotyczące beneficjentów rzeczywistych zgodnie z austriacką ustawą wiEReG lub niemieckim Transparenzregister. Dyrektorzy w obu systemach ponoszą osobistą odpowiedzialność za opóźnienia w składaniu dokumentów, niezgłoszenie niewypłacalności w terminie lub niewłaściwe zarządzanie — zamieszkanie za granicą nie zwalnia z tej odpowiedzialności.
6. Ubezpieczenia społeczne i wyzwalacze imigracyjne dla dyrektorów-nierezydentów
Obywatele UE/EOG mogą generalnie swobodnie podróżować w celu uczestnictwa w posiedzeniach zarządu, jednak faktyczne wykonywanie pracy w Austrii lub Niemczech nadal rodzi kwestie koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych, zwykle rozstrzygane za pomocą zaświadczenia A1 potwierdzającego, system którego państwa ma zastosowanie. Dyrektorzy spoza UE wykonujący realne funkcje zarządcze na miejscu — a nie tylko uczestniczący w okazjonalnych posiedzeniach — mogą potrzebować zezwolenia na pobyt lub pracę; okazjonalne krótkie wizyty w celu udziału w posiedzeniach zarządu są zazwyczaj traktowane inaczej niż regularne zarządzanie na miejscu, ale granica ta zależy od konkretnego stanu faktycznego i warto ją potwierdzić z doradcą imigracyjnym, zanim ukształtuje się określony schemat podróży.
7. Wybór między Austrią a Niemcami dla założyciela-nierezydenta
| Czynnik | Austria | Niemcy |
|---|---|---|
| Minimalny kapitał | 10 000 EUR | 25 000 EUR lub 1 EUR dla UG |
| Czas rejestracji | Zwykle w ciągu kilku tygodni | Zwykle w ciągu kilku tygodni |
| Poziom kosztów notarialnych | Umiarkowany do wyższego, opłaty notarialne powiązane z kapitałem | Umiarkowany, ustawowa skala opłat |
| Bieżące obciążenie compliance | Zgłoszenia do Firmenbuch, wiEReG, roczne sprawozdania | Zgłoszenia do Handelsregister, Transparenzregister, roczne sprawozdania |
| Typowe zastosowanie | Struktury holdingowe, funkcje regionalnej centrali | Spółki zależne prowadzące działalność handlową, startupy (ścieżka wejścia przez UG) |
8. Częste błędy strukturalne przyciągające uwagę organów
- Powołanie lokalnego dyrektora nominalnego bez rzeczywistych uprawnień decyzyjnych lub dokumentacji potwierdzającej jego działania.
- Wykorzystywanie zarejestrowanego adresu u agenta formacyjnego bez rzeczywistej działalności gospodarczej pod tym adresem.
- Brak lokalnego rachunku bankowego dla działalności operacyjnej, przy przekierowywaniu wszystkich płatności przez rachunek zagraniczny.
- Uchwały zarządu podpisywane za granicą bez żadnego dowodu, że jakiekolwiek obrady faktycznie odbyły się w kraju.
FAQ
Czy obywatel spoza UE może być jedynym dyrektorem austriackiej lub niemieckiej GmbH, nie mieszkając tam?
Tak, ani austriacka, ani niemiecka ustawa o GmbH nie wymaga rezydencji dyrektora; ekspozycja na ryzyko dotyczy kwestii podatkowych i imigracyjnych, a nie prawa spółek.
Czy dyrektor-nierezydent tworzy zakład podatkowy spółki w Austrii lub Niemczech?
Nie automatycznie. Jeśli zarząd jest regularnie wykonywany w innym państwie niż to wskazane jako państwo rezydencji spółki, to inne państwo może stwierdzić rezydencję lub istnienie zakładu podatkowego. Wiele umów rozstrzyga obecnie kwestię podwójnej rezydencji w drodze porozumienia właściwych organów na podstawie art. 4(3) Modelowej Konwencji OECD, przy czym miejsce faktycznego zarządu stanowi kluczowy czynnik.
Jakie wymogi dotyczące lokalnego adresu mają zastosowanie do siedziby GmbH, jeśli dyrektor mieszka za granicą?
Siedziba zarejestrowana musi zapewniać krajowy adres prowadzenia działalności w Austrii lub Niemczech odpowiedni do doręczeń; adres pełniący jedynie funkcję skrzynki pocztowej bez żadnej aktywności osłabia argumentację dotyczącą substancji, nawet jeśli spełnia samą formalność rejestracyjną.
Ile kapitału zakładowego musi zostać faktycznie wpłacone przed rejestracją w Austrii w porównaniu z Niemcami?
Austria: co najmniej 5 000 EUR w gotówce z minimalnego kapitału 10 000 EUR musi zostać wpłacone przed rejestracją. Niemcy: w przypadku GmbH co najmniej 12 500 EUR z 25 000 EUR musi zostać wpłacone w gotówce przed rejestracją; w przypadku UG kwota 1 EUR musi zostać wpłacona w całości, a 25% rocznego zysku musi być odkładane aż do osiągnięcia 25 000 EUR.
Czy dyrektorzy-nierezydenci potrzebują lokalnego zezwolenia na pracę lub pobyt, aby zarządzać spółką?
Dyrektorzy z UE/EOG zazwyczaj go nie potrzebują, choć zasady koordynacji ubezpieczeń społecznych nadal mają zastosowanie, gdy praca jest faktycznie wykonywana lokalnie; dyrektorzy spoza UE wykonujący bieżące funkcje zarządcze w kraju zazwyczaj potrzebują zezwolenia, natomiast okazjonalny udział w posiedzeniach jest zwykle traktowany łagodniej.
Następny krok
Właściwa struktura zależy od rezydencji podatkowej dyrektora, faktycznej działalności gospodarczej spółki oraz tego, gdzie ostatecznie będzie generowany dochód — niniejszy artykuł nie może zastąpić tej analizy opartej na konkretnym stanie faktycznym. Umów się na konsultację, abyśmy mogli odnieść Twoją konkretną sytuację do austriackich i niemieckich wymogów dotyczących substancji, zanim przystąpisz do rejestracji spółki.
Źródła
- ris.bka.gv.at
- gesetze-im-internet.de
- oecd.org
- justiz.gv.at
- handelsregister.de
- bundesanzeiger.de
- transparenzregister.de
Zdjęcie: Vitaly Gariev / Pexels